16 cách cải thiện gấp đôi năng suất làm việc, có thể áp dụng cho mọi ngành nghề

Blog 104
Lợi nhuận của doanh nghiệp được tạo ra từ năng suất làm việc của nhân viên. Để cải thiện điều này, hãy tham khảo 16 tip mà Chips đang áp dụng dưới đây nhé.

Bước 1: Tăng năng suất làm việc cho bản thân

1. Bắt đầu với chính bản thân

Hãy áp dụng những phương pháp làm việc hiệu quả cho chính bản thân mình trước, chủ doanh nghiệp chính là tấm gương rõ ràng nhất để nhân viên học tập và phấn đấu. Thông qua đó, những thói quen tốt sẽ dần được định hình, trở thành văn hóa làm việc đáng ngưỡng mộ tại công ty.

 

2. Chia nhỏ mục tiêu và đặt deadline cụ thể

Công việc có tính chất lâu dài dễ dàng làm chúng ta xao nhãng. Vì thế, hãy chia khối lượng công việc đồ sộ đó thành những phần nhỏ hơn để dễ dàng ước lượng khả năng hoàn thành.

Giải quyết lần lượt từng giai đoạn nhỏ sẽ khiến chúng ta cảm thấy bớt áp lực, kiểm soát tiến độ cũng tốt hơn. Vậy nên, muốn chinh phục những mục tiêu dài hơi, hãy khiến chúng trở nên dễ đo lường bằng việc chia nhỏ chúng và đặt một deadline cụ thể cho mỗi mốc công việc.

 

3. Làm việc trong khoảng 90 phút

Nhiều nghiên cứu cho thấy, bộ não con người chỉ có thể tập trung tối đa khoảng 90 – 120 phút làm việc. Sau chu kỳ này, năng suất sẽ bắt đầu giảm xuống, một quãng nghỉ giữa hiệp là điều cần thiết để đảm bảo một trí óc minh mẫn.

Hãy chia một ngày làm việc ra thành 4 – 5 phiên 90 phút, giữa mỗi phiên như vậy nên có những khoảng nghỉ ngắn 20 phút, để hồi phục năng lượng và cho bộ não thời gian sắp xếp lại mọi thứ, chuẩn bị cho chu kỳ kế tiếp.

Chu kỳ Ultradian

(Chu kỳ Ultradian, làm việc và nghỉ ngơi như thế nào cho hợp lý)

 

4. Vận động thường xuyên

Cơ thể con người không được thiết kế cho mục đích làm việc với máy tính lâu dài. Việc “đông cứng” bản thân tại một vị trí hàng năm trời gây ra các tác động như: đau mỏi vai gáy, thoái hóa đốt sống cổ, giảm thị lực, thoái hóa cổ tay, đau thắt lưng, v.v.

Vì vậy, với công việc thường xuyên sử dụng nhiều máy tính, hãy tập cho mình thói quen vận động mỗi 2-3 tiếng. Một vài động tác thể dục nhỏ, hoặc đi bộ trong 5 phút cũng giúp cơ thể bớt áp lực hơn.

 

5. Quy tắc "2 phút"

Nếu một công việc chỉ mất 2 phút, thậm chí ít hơn để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Quy tắc này đơn giản đánh vào tâm lý ưa trì hoãn, khiến công việc trở nên chồng chất. Nếu có thể giải quyết ngay, ta sẽ skhông cần tốn công ghi nhớ và sắp xếp lại lịch trình làm việc nữa.

Để tạo cho mình một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Chúng ta không thể hoàn thành mọi việc trong vòng 2 phút, nhưng để bắt đầu – chỉ cần 2 phút.

 

6. Tận dụng thời gian trống

Trong một ngày làm việc, sẽ luôn có những khoảng thời gian trống mà chúng ta có thể tận dụng để thực hiện các công việc nhỏ, ví dụ khi đi taxi đến chỗ làm, đợi gặp mặt khách hàng, v.v. những thời điểm này là cơ hội tốt để trả lời email, xem lại các kế hoạch cần làm, mở lại một tip, bài viết hữu ích đã lưu từ lâu hoặc bất cứ công việc nhỏ nào khác có giá trị trực tiếp tới kế hoạch trong ngày.

 

7. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo

Quy tắc Pareto (80/20) chỉ ra rằng: cần đến 80% công sức để hoàn thiện 20% những gì tốt nhất trong công việc. Vì vậy, đừng phí phạm thời gian để tạo nên một thứ hoàn hảo ngay từ đầu. Mọi thứ nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó tiếp nhận góp ý và chỉnh sửa dần dần. Những dự án “khá tốt” sẽ có tiến độ nhanh hơn nhiều so với một dự án “hoàn hảo”.

Quy tắc Pareto

(Hoàn thành nhanh sẽ tốt hơn là làm dự án trở nên hoàn hảo)

 

Bước 2: Tăng năng suất làm việc của nhân viên

8. Sử dụng phương pháp bản thân đã áp dụng thành công

Khi các quy tắc bản thân đang áp dụng thật sự tạo ra hiệu quả, nhà quản trị hãy chọn ra những cách làm phù hợp để áp dụng cho chính bộ máy nhân sự của mình:

  • Đặt deadline: dù là dự án ngắn hay dài, một deadline cụ thể sẽ khiến nhân viên có nhiều động lực làm việc hơn.
  • Khuyến khích nhân viên chú ý vận động: nhân viên là nguồn lực của doanh nghiệp, nhân viên có sức khỏe thì năng suất mới có thể đảm bảo.

 

9. Ghi nhận sự cống hiến của nhân viên

Khi nhân viên cảm thấy sự đóng góp của mình được ghi nhận và trân trọng, họ sẽ có thêm động lực và làm việc năng suất hơn. Hãy khen ngợi và trao thưởng công khai, tuyên dương khi họ có đột phá mới trong công việc.

 

10. Trách nhiệm hơn áp lực 

Tồn tại những nhận định phổ biến như: “áp lực tạo nên kim cương”, nhưng trên thực tế không phải ai cũng có thể trở thành kim cương. Thay vì vậy, một người có trách nhiệm sẽ tốt hơn là một người lúc nào cũng bị áp lực đè nặng mà hoàn thành cho qua công việc.

Người có trách nhiệm, bản thân họ có thể đưa ra những sáng kiến tốt hơn, tự giác hoàn thành công việc đúng thời hạn, tìm tòi những cách làm hiệu quả. Về lâu dài, một người có trách nhiệm sẽ có xu hướng gắn bó nhiều hơn so với một người chịu áp lực triền miên.

Tất nhiên, không thể tránh hoàn toàn những tình huống gây áp lực trong môi trường làm việc. Nhưng, miễn là người dẫn đầu truyền được ngọn lửa nhiệt huyết và luôn đề cao tinh thần trách nhiệm, lòng tin sẽ dần được củng cố trong của đội ngũ của mình.

Sự sáng tạo của người có trách nhiệm

(Người có trách nhiệm luôn có tính sáng tạo cao hơn)

 

11. Làm việc nhóm là mấu chốt

Hình thức làm việc nhóm sẽ khai thác tối đa khả năng của nhân viên, giúp từng cá nhân có ý thức và trách nhiệm hơn với tập thể. Đồng thời, khiến mỗi thành viên phải cố gắng nhiều hơn, chỉ như vậy mới khiến họ không bị bỏ lại phía sau.

Tương tự, sự hợp tác giữa các phòng ban là cực kỳ quan trọng, nếu được thúc đẩy tốt sẽ tạo ra năng suất làm việc vượt trội, đó chắc chắn là điều mọi doanh nghiệp mong muốn. 

 

12. Đa dạng hóa công việc

Một quy trình lặp đi lặp lại sẽ sinh ra sự nhàm chán, gián tiếp ảnh hưởng đến sáng tạo trong công việc. Thay vì vậy, hãy để nhân sự trải nghiệm những công việc đa dạng, một vài công việc nhỏ từ các phòng ban khác là một ví dụ. Cách làm này giúp các phòng ban hiểu về công việc, khó khăn và thuận lợi của nhau, từ đó dễ dàng hỗ trợ và tăng tính đoàn kết trong công ty.

Thay đổi hình thức làm việc (làm việc trực tiếp/làm việc online) cũng là một cách để tạo nên sự mới mẻ, phát huy tinh thần cho nhân viên.

 

13. Cam kết những cải tiến trong tổ chức

Tương tự với việc ghi nhận những đóng góp của nhân viên, sự cam kết cải tiến ở quy mô toàn công ty cũng có tác dụng khích lệ tinh thần mọi người, thúc đẩy mong muốn “cống hiến” nhiều hơn cho doanh nghiệp:

  • Gia tăng lương, thưởng.
  • Thiết lập các quy trình cụ thể và tinh gọn hơn.
  • Có kế hoạch đào tạo năng lực cho nhân viên.

Các yếu tố tăng trưởng của doanh nghiệp

(Cải tiến tạo ra nguồn động lực quan trọng nhằm nâng cao năng suất cho nhân viên)

 

Bước 3: Tận dụng sức mạnh công nghệ

14. Đầu tư thiết bị công nghệ cho các hoạt động

Nhân viên được trang bị các công nghệ tốt hơn luôn có năng suất làm việc cao hơn. Một chiếc máy tính đời mới sẽ giải quyết công việc nhanh và tiết kiệm thời gian so với thiết bị cũ.

Hay, các công nghệ nền tảng như Cloud, IoT,… sẽ giải quyết nhu cầu xử lý thông tin lớn và đa dạng hơn nhiều. Tận dụng sức mạnh từ công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình làm việc, tạo ra năng suất cao và tiết kiệm nguồn lực đáng kể.

                                                                                                          

15. Gia tăng giao tiếp bằng công nghệ

COVID – 19 đã cho chúng ta thấy sự cần thiết để giao tiếp thông qua các nền tảng online. Các ứng dụng nhắn tin, gọi điện, họp mặt hiện tại đã rất phổ biến như Skype, Telegram, Zoom, Google Meet, v.v. hãy tận dụng chúng để trao đổi công việc một cách nhanh chóng, giảm đi thời gian trống và đẩy nhanh tiến độ trong ngày.

 

16. Thông tin chính là chìa khóa

Nhằm nắm bắt dòng chảy của thông tin về tiến độ sản xuất, thu chi, hay quản lý khách hàng,… những hệ thống, phần mềm cũ đã không thể đáp ứng được nữa. Để có cái nhìn bao quát, một hệ thống tập trung thông tin nhằm theo dõi và phân tích dữ liệu hiệu quả như hệ thống ERP hay CRM là một lựa chọn nên có để doanh nghiệp nâng cao hơn nữa năng suất làm việc của mình.

Sơ đồ ERP doanh nghiệp

(Thông tin được tập trung về hệ thống ERP)

 

Lời kết

Hy vọng 16 tip nhỏ này có thể giúp mọi người và doanh nghiệp nâng cao khả năng làm việc và tạo ra nhiều giá trị hơn. Để hiểu thêm về ERP và cách hệ thống này tối ưu hóa năng suất của doanh nghiệp, hãy liên hệ với Chips thông qua:

Cảm ơn bạn vì đã quan tâm bài viết của Chips, chúc bạn một ngày tốt lành   

Powered by Froala Editor

Nguồn: Hieudc - Chips.vn (Tham khảo Base.vn)