QR Checkin – Công cụ tiện lợi giúp checkin khách hàng sự kiện, hội nghị

1. Yếu tố để sự kiện, hội nghị thành công

Tổ chức sự kiện, hội nghị luôn là hoạt động gắn liền với các doanh nghiệp và đoàn thể. Tùy vào quy mô, mục đích hoặc ngành nghề, các sự kiện có thể được tổ chức thường xuyên hay một dịp cụ thể nào đó. Nhưng nhìn chung ta đều thấy được, mục tiêu của một hội nghị luôn luôn hướng đến sự thành công và để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời.

Để hoàn thành nhiệm vụ trên, đòi hỏi sự chuyên nghiệp rất lớn từ những người tổ chức. Từ khâu chuẩn bị, đến khâu diễn ra sự kiện, thu thập thông tin cũng như đánh giá mức độ thành công sau chương trình. Vì vậy xuyên suốt quá trình này, sự nắm bắt và kiểm soát tình hình liên tục của người tổ chức là vô cùng quan trọng. Và nhiệm vụ này chưa bao giờ là dễ dàng cả.

Chưa bàn đến các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình sự kiện diễn ra. Ngay từ khâu chuẩn bị cho khách mời – những nhân tố cốt yếu của chương trình, cũng là khó khăn không nhỏ cần phải giải quyết, bởi cách soát vé truyền thống gặp những hạn chế rất lớn như:

• Tiêu tốn nhiều chi phí in ấn, gửi vé mời.
• Không thể sửa thông tin một khi đã in vé.
• Ùn tắc nếu quá trình checkin chậm.
• Cần thêm nhân sự lễ tân nếu lượng khách mời quá lớn.
• Bị động khi có tình huống bất ngờ: thêm khách mời, khách mời quên hoặc mất vé,…
• Không kiểm soát được số lượng khách mời, khó thống kê sau sự kiện.

Một sự kiện diễn ra sẽ luôn gánh theo những chi phí vô cùng lớn, điều đó đã là một áp lực với những người tổ chức. Sẽ còn tệ hơn nữa nếu rủi ro phát sinh từ bất cứ khâu nào của chương trình, nhất là những rủi ro chúng ta không thể kiểm soát. Lúc này không chỉ là vấn đề chi phí, mà là uy tín, sự chuyên nghiệp và những cơ hội tiềm năng cũng sẽ vuột mất nếu các vấn đề cứ liên tục xảy ra. Vậy người tổ chức có thể làm gì để giải quyết các vấn đề này?

 

(Cách checkin truyền thống không mang lại hiệu quả cao)

 

2. Cách thức tối ưu chi phí và quản lý rủi ro cho sự kiện

Những vấn đề liên quan đến việc tổ chức và quản lý chắc chắn không phải trường hợp mới mẻ đối với những người làm sự kiện. Mỗi chương trình luôn có những kịch bản riêng, người làm chương trình chắc chắn cũng có những cách giải quyết riêng. Nhưng việc giải quyết vấn đề không phải chỉ đơn thuần là giải quyết một hoặc một vài vấn đề ở trước mắt, ví dụ như:

• Bổ sung thêm nhân lực, giúp quá trình checkin được nhanh chóng.
• Hạn chế việc mất thư mời bằng việc gửi thư qua email.
• Thống kê danh sách khách đã tham dự, không tham dự, khách có thư mời không hợp lệ.

Tuy có thể giải quyết vấn đề nhưng rõ ràng những cách làm trên không thể hiện tính triệt để, thậm chí gây phát sinh những vấn đề mới. Bổ sung nhân lực sẽ làm gia tăng chi phí; gửi thư qua email cần mất thời gian tổng hợp, thiết kế; thống kê danh sách khách mời cần thêm công sức ghi chép, phân loại, đánh giá để làm dữ liệu cho lần sự kiện kế tiếp.

Chúng ta có thể thấy, khả năng sai sót của những cách làm trên vẫn rất cao, khó có thể kiểm soát. Cộng thêm chi phí và nhân lực gia tăng sẽ làm gánh nặng của người tổ chức sự kiện còn lớn hơn. Một giải pháp toàn diện, bao quát tất cả những vấn đề cần giải quyết mới là mục tiêu chúng ta nên hướng đến. Không những thế để tối ưu chi phí, giải pháp này phải có tính ứng dụng và tính thực thi cao đồng thời phải dễ dàng triển khai và hoạt động tốt với ít công sức nhất.

Khó khăn xuất phát từ nhu cầu của khách hàng. Nhưng lợi thế cũng có thể bắt đầu từ đấy. Giải pháp không chỉ đến từ người tổ chức sự kiện mà còn tiềm tàng ở chính khách hàng của chúng ta. Với sự phủ sóng của công nghệ, ngày nay gần như tất cả mọi người đều có thể tương tác với nhau thông qua những sản phẩm điện tử. Chúng ta có thể tận dụng lợi thế này để thúc đẩy khả năng tiếp cận các phương pháp: từ gửi thư thông qua email, checkin tại sự kiện đến thống kê số liệu và đưa ra phân tích. Các yếu tố này đều có thể được đáp ứng nhờ những tiện ích từ công nghệ phần mềm, đặc biệt là ứng dụng checkin nhờ sử dụng công nghệ QR code.

 

3. Giải pháp checkin toàn diện

3.1 Công nghệ QR Checkin

QR Checkin là sản phẩm tiện ích được Chips phát triển với mục đích ban đầu nhằm quản lý sản xuất và bảo hành sản phẩm.

Nhưng đồng thời Chips cũng nhận thấy khó khăn mà những người tổ chức sự kiện gặp phải. Vì vậy đã nghiên cứu và cải tiến phần mềm QR Checkin cho phù hợp với nhu cầu trong ngành này nhằm giúp đơn giản hóa quy trình của người tổ chức sự kiện, giảm đi gánh nặng quản lý và nâng cao chất lượng công việc.

QR Checkin được nâng cấp từ phần mềm checkin được sử dụng cho Diễn đàn Kinh tế TP.HCM (HEF) tổ chức vào các năm 2019, 2022. Với quy mô lên đến hơn 1000 đại biểu, QR Checkin vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà không gặp phải khó khăn gì.

(Giao diện QR Checkin trên desktop, tablet)

 

Sau quá trình thử nghiệm và hoạt động thực tế như vậy, QR Checkin đã được tinh gọn, thân thiện hơn với người dùng và có các chức năng được tối ưu cho các hoạt động checkin sự kiện, hội nghị như:

• Ứng dụng cực kỳ nhẹ, các chức năng được tối ưu cho nhu cầu cụ thể, không dư thừa.
• Import danh sách khách mời để dễ dàng tạo mã QR Checkin, quy mô lên đến hàng nghìn người vẫn đáp ứng cực kỳ tốt.
• Thêm khách mời tại quầy nhanh chóng.
• Hỗ trợ đa dạng thiết bị: desktop, máy quét cầm tay, điện thoại Android và IOS, Tablet, Ipad,… giúp người tổ chức linh động trong việc sử dụng công cụ.
• Có thể checkin liên tục và trên nhiều thiết bị cùng một lúc.

(Giao diện QR Checkin trên mobile)

 

3.2 Cách thức hoạt động của QR Checkin

Danh sách khách mời được nạp (từ Excel) và tiến hành tạo mã QR với đẩy đủ thông tin (có thể tùy chỉnh): tên, chức danh, số điện thoại, email, địa chỉ,… Mã QR Checkin sau đó được xuất và in trực tiếp lên thư mời vật lý hoặc thông qua email gửi đến từng cá nhân tham dự.

   

(Thư mời có in mã QR Checkin)

Thông tin khách mời sẽ được hiển thị ngay lập tức và được cập nhật theo thời gian thực ngay khi được quét mã. Lễ tân có thể nắm rõ danh tính và thời gian khách mời đến dự.

(Khách mời đã quét mã sẽ được hiển thị thông tin để dễ nắm bắt)

Kể cả trong trường hợp khách mời để quên thư chứa mã QR hay thiết bị hỏng hóc dẫn đến không thể mở email, QR Checkin vẫn có thể hỗ trợ checkin dựa theo thông tin đã được nạp vào từ trước với chức năng “Tìm kiếm” đi kèm. Kể cả những khách mời phát sinh không có cả mã QR lẫn thông tin từ trước nhưng được xác nhận bởi bên tổ chức sự kiện cũng có thể dễ dàng nhập mới thông tin và thông qua, đảm bảo tính hợp lệ cho quá trình checkin.

(Dễ dàng tra cứu và thêm mới người tham dự sự kiện)

 

3.3 Những gì mà QR Checkin đã làm được

QR Checkin đã giúp sự kiện thành công checkin đến 1000 khách mời và thống kê sau chương trình. Theo đó, số lượng khách mời dự kiến là 700 đại biểu nhưng đã phát sinh đến 300 người ngoài kế hoạch. Nhưng việc bổ sung diễn ra nhanh chóng và dễ dàng tại quầy, chỉ trong vòng 20s đã có thể giúp người đến dự xác nhận tính hợp lệ và suôn sẻ qua cổng.

Ngoài ra, QR checkin đã giúp lưu lại thông tin khách mời, thời gian đến dự và phân loại khách mời theo các tiêu chí: khách mời có mã QR từ trước, khách mời có mã QR nhưng làm thất lạc, khách mời phát sinh không có mã. Phân loại khách mời rõ ràng, cung cấp dữ kiện cho các kịch bản diễn ra trong tương lai.

QR Checkin đã hoàn thành tốt nhiệm vụ tại 2 lần sự kiện HEF 2019 và 2022. Góp phần giúp sự kiện quan trọng và quy mô này diễn ra thành công. Vì thế sản phẩm của Chips tiếp tục nhận được sự quan tâm và tín nhiệm từ Ban tổ chức - Cơ quan FSC (thuộc Sở Ngoại vụ TP.HCM) cho các kì sự kiện diễn ra tiếp theo.

(Hình ảnh checkin tại Diễn đàn Kinh tế TP.HCM HEF 2022)

 

4. Lời kết

QR Checkin vẫn sẽ được Chips tiếp tục điều chỉnh và nâng cấp trong tương lai để phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng. Để có thêm cái nhìn bao quát về QR Checkin cũng như các sản phẩm chuyển đổi số khác của Chips, hãy ghé thăm: https://chips.vn/ nhé.

Nếu có thắc mắc nào liên quan đến giải pháp check-in sự kiện, hãy liên hệ với Chips nhé:

• Hotline: 0966 966 247
• Email:  info@chips.vn

Cảm ơn bạn vì đã quan tâm bài viết của Chips, chúc bạn một ngày tốt lành.