Để tự động hóa kho hàng hiệu quả, hãy lưu ý 7 điều sau

1. Tự động hóa kho hàng là gì?

Tự động hóa kho hàng là việc sử dụng các thiết bị và công nghệ tiên tiến nhằm tự động hóa các quy trình trong việc vận hành kho hàng nhằm gia tăng năng suất, độ chính xác và giảm đi chi phí lao động. Kho hàng được tự động hóa (hay còn gọi là kho hàng thông minh) là một xu thế được áp dụng rộng rãi những năm gần đây.

(Mô hình ví dụ về tự động hóa kho hàng - Nguồn: Oracle Netsuite, Edit: Chips.vn)

Nhìn chung, tự động hóa kho hàng sẽ chia thành 2 lớp chính:

• Tự động hóa kỹ thuật số: sử dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý các hoạt động kho hàng.
• Tự động hóa cơ giới: liên kết, tự động hóa sự vận hành của các thiết bị và máy móc.

2. Các công nghệ tự động hóa kho hàng?

Như mô hình bên trên, một số công nghệ tiên tiến đang được áp dụng rộng rãi ở các kho hàng quốc tế và cả Việt Nam bao gồm:

Hệ thống GTP (goods-to-person): các đơn đặt hàng sẽ được nhập hoặc truy xuất từ cơ sở dữ liệu trung tâm như hệ thống ERP. Sau đó, thiết bị tự động sẽ tìm các mặt hàng trong kho, lấy chúng ra, di chuyển trên băng chuyền đến nơi trực tiếp cho nhân viên xử lý.

(Hệ thống GTP)

Hệ thống AS/RS (Automated storage and retrieval system): công nghệ tương tự GTP nhưng sở hữu sự chuyên biệt trong lưu trữ và truy xuất sản phẩm. Các thiết bị của AS/RS rất đa dạng: cần trục, máy gắp công hàng, thang tải kích cỡ lớn, vừa, nhỏ, v.v. Kho hàng khối lượng lớn với không gian hạn chế có xu hướng dùng hệ thống này.

(Hệ thống AS/RS)

Xe tự động AGV/AMR: sử dụng những cảm biến hoặc hệ thống GPS để xác lập tuyến đường di chuyển trong nhà kho. Hỗ trợ vận chuyển hàng nhanh chóng, giảm các công đoạn lặp đi lặp lại.

(Robot AGV/AMR)

Chọn bằng giọng nói (pick-by-voice): hệ thống nhận dạng giọng nói và tạo ra các hướng dẫn chọn hàng để nhân viên đến nơi lấy hàng hoặc trả lại sản phẩm một cách nhanh chóng. Phương pháp này loại bỏ các thiết bị cầm tay, nhân viên có thể tập trung vào nhiệm vụ với độ chính xác cao.

(Chọn bằng giọng nói pick-by-voice)

3. Khi nào thì cần tự động hóa kho hàng?

Thời điểm quyết định tự động hóa kho hàng phụ thuộc rất nhiều yếu tố. Nhà quản trị cần phải xem xét lại các quy trình làm việc, hiện trạng chuỗi cung ứng, nhân sự có đáp ứng hay không, công nghệ hiện tại đã tốt chưa và nhất là việc tự động hóa đáp ứng mục tiêu kinh doanh dài hạn như thế nào?

Để làm rõ những khúc mắc trên, chủ doanh nghiệp cần xác định câu trả lời cho 7 vấn đề cụ thể sau:

1. Đơn hàng có thường xuyên bị chậm bàn giao vì tốc độ sản xuất không kịp đáp ứng không?
2. Các quy trình làm việc trong kho hàng có gây lãng phí thời gian và nguồn lực không?
3. Việc đáp ứng nhiều đơn hàng hơn trong tương lai với nguồn lực hiện tại có khả thi không?
4. Số lượng hàng lưu kho có được kiểm kê chính xác chưa?
5. Các công cụ phần mềm đã cũ hoặc các loại giấy tờ có còn đáp ứng nhu cầu quản lý?
6. Các dữ liệu thu thập được có giúp xác định vấn đề tồn tại trong chuỗi cung ứng hay không?
7. Nhà quản lý có thường xuyên phải điều chỉnh nguồn lực để đáp ứng cho các nhu cầu biến động hay không?

Việc giải quyết những câu hỏi này sẽ giúp người quản lý quyết định xem đã đến lúc cho một sự chuyển đổi hay chưa. Khi đã có cái nhìn tổng quát về những vấn đề gặp phải, việc lên kế hoạch chuyển đổi sẽ rất rõ ràng và đi theo một lộ trình cụ thể.

(Hãy liệt kê những lý do cụ thể để xác định thời điểm tự động hóa kho hàng)

4. 5 bước để thực hiện tự động hóa thành công

Để bắt đầu tự động hóa kho hàng, hãy áp dụng 5 bước cụ thể sau:

Bước 1: Tạo một nhóm thực hiện dự án

Đội nhóm đảm đương trách nhiệm này cần có các kiến thức chuyên sâu, hiểu rõ về những khả năng, thuận lợi và thách thức hiện tại của kho hàng; đồng thời biết được tác động của công nghệ mới khi mô hình hiện tại bị thay đổi. Nhà quản lý có thể cân nhắc về việc thuê các chuyên gia bên thứ ba, những người có kiến thức và kinh nghiệm để thực thi dự án cho kho hàng.

Bước 2: Thu thập dữ liệu quan trọng

Sự thành công của kế hoạch chuyển đổi phụ thuộc khá lớn vào việc dữ liệu về kho hàng (hay rộng hơn là chuỗi cung ứng) được thu thập và sử dụng như thế nào để giải quyết các vấn đề tồn đọng của hệ thống cũ. Hãy chuẩn bị một cơ sở dữ liệu thật tốt và nhân sự có kỹ năng theo dõi, phân tích từ khi dự án bắt đầu.

Bước 3: Đánh giá khả năng kiểm soát kho hàng

Bao gồm xác định và tinh chỉnh các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), xác định các KPI chính sau khi hệ thống mới được triển khai, xác định phương pháp kế toán và xác định sự tự động hóa sẽ tác động như thế nào đến các quy trình hiện tại.

Bước 4: Sử dụng một hệ thống quản lý kho (WMS)

WMS (warehouse management system) hoạt động như một công cụ trong nhóm “Tự động hóa kỹ thuật số”, với các module giúp kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho, quản lý hoạt động kho, giảm chi phí lao động liên quan, v.v. đây là một công cụ quan trọng mà bất cứ kho hàng nào cũng nên triển khai.

Bước 5: Xác định loại tự động hóa kho hàng phù hợp

Có rất nhiều loại tự động hóa kho hàng, bằng việc xác định các nhu cầu cụ thể như giảm chi phí nhân công, sử dụng robot cho các công việc lặp lại, hoặc hỗ trợ các quy trình kế toán, vận chuyển, v.v. Xác định loại tự động hóa kho hàng cho phù hợp là điều rất cần thiết.

(Thực hiện tự động hóa kho hàng cần tổng hợp rất nhiều thông tin)

5. Các loại tự động hóa kho hàng

Tự động hóa kho cơ bản: bao gồm những công nghệ đơn giản hỗ trợ nhân viên kho hàng hoặc thay thế nhân viên trong một vài trường hợp, giúp việc vận hành đơn giản hơn. Ví dụ: băng tải, băng chuyền di chuyển hàng, máy tính,…

Tự động hóa kỹ thuật số:  kiểu tự động hóa thiên về ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm hoặc thiết bị công nghệ để phân tích dữ liệu, theo dõi hoạt động từ đó đưa ra cách thức tối ưu để thực hiện công việc.

Tự động hóa cơ giới: loại tự động hóa này sử dụng các thiết bị và hệ thống robot để hỗ trợ con người thực hiện các nhiệm vụ hoặc quy trình lặp đi lặp lại với độ chính xác cao hơn và an toàn hơn.

Tự động hóa kho nâng cao: là sự kết hợp của tự động hóa kỹ thuật số và tự động hóa cơ giới tạo thành một hệ thống có thể thay thế hầu hết vai trò của con người. 

(Một hệ thống kho hàng nâng cao, nơi 90% công việc được thực hiện tự động bằng robot)

6. Chi phí cho việc thực hiện

Chi phí cho tự động hóa kho phụ thuộc nhiều vào quy mô và loại tự động hóa mà doanh nghiệp muốn triển khai. Dưới đây là một vài con số tham khảo (nguồn: 6 River System):

• Tự động hóa hoàn toàn (kỹ thuật số + cơ giới): ít nhất 25 triệu USD (~ 580 tỷ VND)
• Bán tự động hóa (50% trở lên): khoảng 5 – 15 triệu USD (115 – 350 tỷ VND)
• Tự động hóa cơ giới: từ 1 – 5 triệu USD (23 – 115 tỷ VND)
• Cải thiện hiệu năng (chủ yếu kỹ thuật số): 0.5 – 1 triệu USD (11 – 23 tỷ VND)

Dù vậy, số liệu trên chỉ mang tính tham khảo, tại Việt Nam có những giải pháp với mức đầu tư hợp lý hơn, phù hợp quy mô cũng như nhu cầu của các chủ doanh nghiệp.

Vậy nên, chúng ta hãy tính toán kỹ chỉ số ROI và ước tính ngân sách cho việc đại tu này. Bao gồm cả chi phí cho lao động kho hiện tại, chi phí đào tạo, trang thiết bị và dĩ nhiên chúng vẫn phải ở trong khuôn khổ doanh thu hàng năm và mức tăng trưởng dự kiến về sau.

(Chi phí cho việc tự động hóa sẽ phụ thuộc vào loại kho hàng muốn triển khai)

7. Các tính năng quản lý hệ thống kho quan trọng theo ngành

Sản xuất

• Chuyển đổi đơn vị đo lường: chuyển đổi số lượng hàng hóa thành các đơn vị đo lường cụ thể.
• Đặt hàng tự động: đặt giới hạn tồn kho, tiến hành đặt hàng khi xuống dưới giới hạn này
• Lập kế hoạch nguyên vật liệu: theo dõi chu kỳ sản xuất từ nguyên liệu thô, hóa đơn nguyên vật liệu và xác định lợi tức đầu tư.
• Quản lý đơn đặt hàng: theo dõi đơn hàng và quản lý đơn đặt hàng.
• Quản lý hàng tồn kho: theo dõi vòng đời sản phẩm, xác định sản phẩm lỗi, thông tin bảo hành.

Phân phối và bán lẻ

• Theo dõi kho hàng: theo dõi và thực hiện đơn hàng với hàng hóa được lưu trữ tại nhiều kho hàng khác nhau.
• Theo dõi lô: theo dõi các mặt hàng dễ hỏng hóc, nhạy cảm về thời gian.
• Quản lý đơn đặt hàng: tạo đơn đặt hàng mới với các thông tin được tổng hợp cụ thể như loại hàng hóa, thời gian giao hàng,…
• Dự báo nhu cầu: đặt hạn mức tồn kho dựa theo nhu cầu từng thời kỳ, bổ sung thông tin các nhà cung cấp trong tương lai.
• Đếm chu kỳ: phân loại hàng tồn kho và thiết lập mức tồn kho an toàn

Thương mại điện tử

• Xử lý hàng hoàn trả: gửi thông tin cập nhật cho khách hàng, chỉ định kho nhận mặt hàng hoàn trả.
• Tạo đơn đặt hàng tự động: tiến hành đặt hàng khi hàng tồn kho xuống dưới mức đặt trước.
• Kiểm soát phương thức vận chuyển: lưu trữ thông tin về các hãng vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ hậu cần.
• Hiển thị tình trạng hàng trên ứng dụng: phản ánh tình trạng hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên đã giúp cho mọi người hiểu thêm về kho hàng và tự động hóa kho hàng. Nếu có bất cứ câu hỏi nào, hãy liên hệ Chips để được giải đáp nhé.

Cảm ơn bạn vì đã quan tâm bài viết của Chips, chúc bạn một ngày tốt lành