Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tới 23% chi phí khi sử dụng ERP, tại sao không?

14-09-2022Blog 670

1. Tiết kiệm các loại chi phí cố định

1.1 Chi phí nhân sự

Thay vì phải trả chi phí cho nhân sự đảm nhiệm công việc cũ, giờ đây doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một phần mềm đã được chuẩn hóa quy trình như ERP. Mọi công nhân viên chỉ cần được hướng dẫn để sử dụng một phần mềm duy nhất, giảm đi chi phí đào tạo.

1.2 Chi phí quản lý nội bộ

ERP thống nhất quy trình làm việc, đồng nghĩa rằng nó sẽ thay thế giấy tờ hay các bước trung gian không cần thiết, tăng khả năng giao tiếp và làm việc giữa các phòng ban, tránh các công đoạn gây lãng phí thời gian.

Các loại hồ sơ, chứng từ hay thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng đều được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số nên việc quản lý chúng không còn phát sinh chi phí nữa.

1.3 Chi phí nguyên vật liệu

Đối với doanh nghiệp Sản xuất, ERP tối ưu chuỗi cung ứng để nó đáp ứng nhanh hơn các nhu cầu cho những bộ phận liên quan như Kinh doanh, Kế hoạch hay Thu mua. Quản lý hàng tồn kho tốt, nhập nguyên liệu vào hay xuất bán thuận lợi đều sẽ tiết kiệm một khoản ngân sách không nhỏ.

1.4 Chi phí quản lý khách hàng

Việc tìm kiếm khách hàng mới luôn tiêu tốn chi phí nhiều hơn là chăm sóc một khách hàng trung thành. Về mặt này, ERP với phân hệ CRM có thể đảm nhiệm tốt cả 2 vai trò trên. Nghĩa là doanh nghiệp sẽ đồng thời tối ưu được lợi nhuận trên cả khách hàng tiềm năng lẫn khách hàng thân quen.

Gia tăng lợi nhuận

(Hệ thống ERP càng lớn, doanh nghiệp càng tiết kiệm được nhiều)

2. Những con số cụ thể

Theo những nghiên cứu đến từ ResearchGate – mạng xã hội học thuật dành cho các nhà khoa học và nghiên cứu lớn nhất thế giới, hệ thống ERP có thể cắt giảm chi phí tổng thể của một doanh nghiệp lên đến 23%, trong đó chi phí quản lý được tiết kiệm nhiều nhất: 22%.

Đồng thời, đến 95% doanh nghiệp chia sẻ rằng việc triển khai ERP mang lại lợi ích lâu dài cho họ. ERP giúp tiết kiệm thời gian một cách tối đa - và đó là chi phí cơ hội lớn nhất mà những doanh nghiệp này nhắm đến.

Đồng hồ, thời gian và máy tính

(TIme is money - Benjamin Franklin)

2.1 Những chi phí nào sẽ được cắt giảm nhờ ERP?

Tùy theo quy mô và cấu trúc doanh nghiệp, ERP sẽ tiết kiệm tới:

13% chi phí vận hành (mức tốt nhất là 20%)
10% chi phí hành chính (tốt nhất là 18%)
11% hàng tồn kho (tốt nhất là 22%)
Cải thiện 12% trong việc tuân thủ lịch trình nội bộ (tốt nhất là 18%)
Cải thiện 13% đối với các lô hàng đầy đủ và đúng hạn (tốt nhất là 17%)

Như đã đề cập, thời gian là yếu tố được các công ty quan tâm nhiều nhất. Nhưng để xác định ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu thời gian thì rất khó. Vì vậy chúng ta sẽ dùng 2 đơn vị khác để ước lượng dễ hơn là: Thời điểm hiệu suất được cải thiện và Tỷ lệ hoàn vốn.

2.2 Thời điểm hiệu suất được cải thiện

ERP là một sự đầu tư về dài hạn, bởi nó tác động lên toàn bộ mô hình truyền thống và định hình lại cách thức làm việc của doanh nghiệp. Vì vậy, trung bình một doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ (SME) sẽ mất khoảng 11 tháng sau khi hoạt động để trải nghiệm toàn bộ lợi ích của việc áp dụng ERP.

Bất ngờ thay, con số này tỉ lệ nghịch với doanh nghiệp lớn - chỉ mất khoảng 7 tháng để ERP phát huy hiệu quả. Điều này cũng khá dễ hiểu khi bộ máy vận hành của các công ty hay tập đoàn lớn có liên kết chặt chẽ với nhau, ERP có tác động rõ rệt nhất đối với những doanh nghiệp này.

ERP cần 7 tháng triển khai

(Cần ít nhất 7 tháng để có thể phát huy toàn bộ lợi ích của ERP)

Cũng phải lưu ý rằng, việc cải thiện hiệu suất sẽ được chứng minh dần theo thời gian chứ không dựa vào một cột mốc cụ thể nào. Khi toàn bộ mô hình kinh doanh được vận hành trơn tru, đó là lúc ERP phát huy tối đa khả năng của nó.

2.3 Tỷ lệ hoàn vốn (ROI)

Việc tính toán chính xác ROI cho ERP không hề dễ dàng. Tuy rằng công thức chung vẫn là:
ROI = (Lợi nhuận ròng / Chi phí đầu tư) x 100%. Nhưng thực tế, tính toán Lợi nhuận ròng từ ERP cần xét nhiều yếu tố, và tồn tại cả khía cạnh chủ quan (sẽ được đề cập ở một bài viết khác).

Để đơn giản hóa, hãy xem ví dụ dưới đây:

Bảng tính ROI ERP

(Doanh thu từ việc đầu tư một hệ thống ERP trị giá 350.000 USD - Nguồn: Oracle Netsuite)

Theo công thức ROI, tỷ lệ hoàn vốn của doanh nghiệp này trong 3 năm sẽ là:

ROI = ((665.000 – 350.000) / 350.000) x 100% = 0.9 x 100% = 90%

Có thể thấy sau khoảng thời gian trên, công ty sẽ có thể thu hồi nguồn vốn 350.000 USD phân bổ cho ERP (không tính đến nâng cấp và lạm phát). Điều đó có nghĩa, từ năm thứ 4 trở đi lợi ích thu được từ ERP sẽ luôn dương.

Và nếu công ty vẫn tiếp tục sử dụng hệ thống này trong những năm tiếp theo, doanh thu của nó sẽ tiếp tục lũy tiến, có thể mang về lợi ích gấp 4, gấp 5 lần, thậm chí nhiều hơn trong tương lai (số liệu từ Oracle Netsuite).

3. ERP có giúp bạn tiết kiệm thêm chi phí nào khác không?

Nếu như những lợi ích ở tương lai chưa đủ để thuyết phục bạn, vậy việc tiết kiệm chi phí ngay bây giờ thì thế nào?

Đúng vậy, mọi doanh nghiệp đều dễ dàng tiết kiệm được ngân sách từ giai đoạn lên kế hoạch sử dụng ERP chỉ bằng cách:

Có hạng mục triển khai cụ thể và dự trù kinh phí kỹ lưỡng.
Chi tiêu cho các phân hệ cần thiết, việc đầu tư vào nhiều phân hệ nhưng không phù hợp với mô hình của công ty sẽ gây lãng phí.
Cân nhắc việc sử dụng CloudERP, với Cloud công ty của bạn sẽ linh động hơn trong chi phí.
Hướng đến ROI dài hạn, thứ sẽ tạo lợi nhuận lớn hơn trong tương lai.
Chọn một nhà cung cấp uy tín để giúp bạn đưa ra phương án triển khai tốt nhất.

Với kinh nghiệm thực tế triển khai ERP nhiều năm, Chips nhận thấy các doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ cho giai đoạn đầu thì ngân sách càng được tiết kiệm nhiều. Cho dù chỉ là 10%-15% nhưng số tiền này có thể được sử dụng cho các mục đích tối ưu hơn.

Tiết kiêm cho hiện tại và tương lai

Lời kết

Không như các loại tài sản cố định như máy tính, văn phòng phẩm có khấu hao theo thời gian, hệ thống ERP có giá trị sử dụng trường tồn cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Và khác những phần mềm thông thường, nó luôn luôn được cải tiến để tối ưu, đồng nghĩa rằng lợi nhuận về lâu dài có thể gấp hàng chục lần chi phí đã bỏ ra.

Và để hiểu cách đầu tư đúng về ERP, bạn cần một nhà cung cấp có kinh nghiệm và chuyên môn để giúp bạn tìm ra cách triển khai ERP phù hợp nhất.

Chips là đơn vị đã có kinh nghiệm 13 năm trong việc triển khai ERP cho khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực như Sản xuất, Y dược, Chứng khoán,… và nhiều dự án ERP thành công khác, sẽ hỗ trợ mọi người tốt nhất với kinh nghiệm và chuyên môn của mình.

Hãy liên hệ với Chips để nhận thông tin và được tư vấn chuyên sâu về ERP nhé: